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信州松本で呉服屋としてスタートし、「相互扶助」の精神をもとに昭和51年に互助会組織を創立。冠婚葬祭という人生の節目・結び目で地域社会を支えること40年。59,000名の会員に支持され、目に見えない「しあわせ」「悲しみ」に寄り添い、形にすることを社是とする株式会社アステップ信州様では、より良いサービスを提供するため、iPad見積システム「RAXIS-ラクシス-」を導入しました。
担当者の皆様に導入の経緯や導入後の効果についてお話をお聞きしました。

「RAXIS」導入までの経緯を教えて下さい

それまで使用していたシステムが業務と合わない点が増え、効率が落ちてきたころから検討を始めました。サーバーが寿命に近づき処理全体が遅くなったことや、携帯電話を使用した通信が不安定だったことも要因の一つでした。
葬儀の見積にはWindowsのシステムを使用していましたが、機能の修正や追加が困難だったことや、OSのバージョンアップに対応できないことなどから、全体的に見直すことにしました。
別件でキッセイコムテック社が提供するiPadアンケートシステムを試したことがあり、iPadの利便性・携帯性の良さを感じる機会となりました。そこから営業担当者が日常業務として行っている見積作成に使えるのではないかと考え、キッセイコムテック社に相談しました。

製品選定の際、重視したことは何ですか?

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葬祭業務では、見積方法が特殊なので、一般的な販売業務で使用する見積システムは使用できません。葬祭の見積作成に対応しているという点が大前提でした。担当者の負担軽減と業務効率化という目的に対しては、登録した情報を基幹システムと連携できるように考慮して頂いた点も決め手となりました。
カタログの商品画像を見せることができるということも大きなポイントでした。画像を見て頂くことでお客様にイメージを伝えやすく、打合せも効率的に行うことができます。
また、長野県は山間部が多く、お客様先で電波状況があまりよくない場合もありますので、サーバーとの通信が不可能な場合でも見積の作成や、印刷・画像閲覧等ができる点も重要でした。

導入準備でどのようなことに苦労されましたか?

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現場でお客様と打合せしながら入力する作業を想定し、入力項目や手順を考える必要がありました。手書きで行っていた作業をiPadに置き換えた場合の営業担当者の動きをイメージすることが難しかったです。
パソコンとは異なるiPad独特の操作についても心配でした。とくに年配の担当者は使いこなすことができるのか、自分でもシミュレーションを行い、不安箇所を洗い出しました。社内に初めてパソコンを導入する際にも担当していましたが、その際の経験が役に立ちました。ITの苦手な人がどういう箇所でつまずくか想定しながら対応を検討し、全体での勉強会や個別指導を行い、基本レベルの向上に努めました。
詳しい社員が困っている社員に教えるという雰囲気が自然に広がっていったことも成功要因の一つだと思います。

導入によりどのような効果がありましたか?

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お客様との打合せの席で画像を見せながら見積書の印刷まで行えるので、商談のスピードが早くなりました。
iPadの携帯性の良さは営業担当者から好評です。移動が多いので、プリンタを含めた持ち運びのしやすさは重要でした。ケーブルを接続しなくても印刷できることも喜ばれています。4Gに対応したことでデータ通信も高速になり、作業もストレスなく行えます。通信インフラの整備が進んだことなど、時代の流れといいタイミングで合致したシステムだと思います。
RAXISには家紋や外字を撮影するカメラ機能が付いているので、その場で分からない場合は写真を事務所に送って調べてもらう、という使い方も便利でした。iPadの副次的な効果としては、メールによるお客様との連絡や、地図アプリやインターネット検索による調査なども、時間を有効活用することに役立ちました。
何より処理が早くなったのであらゆる場面で時間短縮が図れました。営業担当者が入力した情報がほぼリアルタイムで基幹システムに連携されるので、各施設の状況が把握しやすくなり、様々な準備が効率よく行えるようになりました。
電話による確認をしなくても参照できる情報が増えたため、口頭伝達によるミスも減ったと思います。
基幹システムの刷新も合せて行ったことで、会社全体としても、ペーパーレスが進みました。
売上状況もリアルタイムで確認できるので、経営層への報告資料や会議資料の作成時間が大幅に減りました。
受注情報もRAXISから基幹システムに送られた時点で共有されるため、売上速報を全社で把握できるようになったのも大きなメリットです。

システムイメージ

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今後の課題・抱負をお聞かせください

写真や動画データをさらに充実させ、活用を進めていきたいと考えています。葬儀の様子を、写真や動画を使用してより分かりやすくお客様に紹介していきたいです。
また現在、各施設で行うお客様向けの勉強会でご葬儀の事前相談を受けていますが、RAXISで事前相談の情報を管理し、御見積作成やお客様訪問時に活用できれば、更にお打合せをスムーズに進めることができると思います。
将来的には基幹システムとの連携も強化し、iPadでの売上分析や情報共有にも取り組んでいきたいです。営業担当者には欠かせないツールとなった「RAXIS」ですが、iPadの可能性を感じている社員も多いので、今後は全社で利用できるような機能の追加・強化を期待しています。

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事例名導入事例:葬祭事業
会社名株式会社アステップ信州
ソリューション iPad見積システム RAXIS
事例概要お客様との打合せ・見積作成に「RAXIS-ラクシス-」を活用。業務のスピードアップと現場での即時対応による顧客満足度向上に成功。