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全国約1,000店舗の中古書店「BOOKOFF」をチェーン展開する、新古書店の草分け的存在かつ業界最大手の企業です。現在では、中古本・CD・DVD・ゲームソフト等だけでなく、洋服・ブランド品・生活雑貨等のリサイクル商材を取り揃える複合店「BOOKOFF SUPER BAZAAR」・「BOOKOFF PLUS」 や、インターネットを活用した買取・販売など、幅広くビジネスを展開しています。
「リユース社会のインフラ」を目指すブックオフコーポレーション株式会社では、社内帳票の電子化によるペーパーレス化にも積極的に取り組んでいますが、「ｅ-給与明細」導入にあたって、給与明細書の電子化に踏み切った経緯や導入後の効果等についてお話をお聞きしました。

「ｅ-給与明細」導入までの経緯を教えて下さい

まず長年使っている機材の物理的問題がありました。毎月大量の明細書を印刷することでプリンタの劣化が早く、保守によるコストと時間的な制約が問題となっていました。また、圧着機のトラブルによる再印刷も多く、時間がかかる原因となっていました。
全国の店舗に配送する際にも問題はありました。交通事情等により配布日に間に合わないことがあり、社員の皆さんには迷惑をかけることがありました。手作業で仕分け・袋詰めを行っているため、ダブルチェックをしていても、ヒューマンエラーをゼロにすることはできず、担当者の心理的な負担もかなりのものでした。これらの課題をどうにか解決できないかという思いが強く、給与明細書の電子化はかねてより検討を進めていました。

「ｅ-給与明細」の選定理由は何ですか？

製品選定にあたってはASPサービスやパッケージソフトの調査をしてきました。ASPサービスは一人当たりの単価で計算されるので、当社のように社員が多いと費用対効果が薄いと判断しました。パッケージソフトは、豊富な機能を備えている製品が多く便利そうでしたが、かゆい所に手が届かない印象があり、決め手に欠けました。
「ｅ-給与明細」は希望していた機能を備えていたことはもちろん、当社で利用している人事・給与システム「SuperStream※」と連携できることが大きなポイントでした、電子化するにあたって、新たな負担が増えてしまっては意味がないので、データ連携時の操作性はとても重要でした。
また、社員のＩＴスキルに差があるので、操作が複雑でないことも重視していました。「ｅ-給与明細」はシンプルな操作で、社員への説明が簡単そうだということも理由の一つでした。
導入にあたり、不安に思っていることや気になることも気軽に相談でき、カスタマイズの要望にも柔軟に対応して頂いたことも採用の大きな要因となりました。

導入に際して苦労したことはありますか？

一番の懸念材料はマスタでした。マスタがうまく連携できないシステムは、変換プログラム等の追加や内製という工夫が必要ですが、　「ｅ-給与明細」は「SuperStream」との連携がスムーズなので、導入することで新たな負担が増えることはありませんでした。早い段階で、最小限の労力で運用できることが分かったので、とくに苦労や心配事はありませんでした。
ただ、全国に拠点があるので、給与明細書を電子化することや「ｅ-給与明細」の利用方法等について説明に回る必要があり、ＩＴリテラシーの差がある中でどのように説明し理解してもらうか悩みました。
IT統括部としては、Amazon Web Services（AWS）の利用を検討していたこともあり、ちょうどよい機会となりました。既存システムをAWSに切り替えるのはリスクが大きすぎたので、新規導入する「ｅ-給与明細」をＡＷＳに構築するという試験的な取り組みでもありました。初めての試みということで不明な点、確認が必要な点も多く、調査に時間がかかりました。いろんなベンダーと調整しながら構築を進めていかなければならなかったので大変でしたが、今後AWS利用を進めていく上でよい勉強になりました。

導入後の社員の皆様の反応をお聞かせください

社風として、明細書を配布する際には、店長が直接社員に手渡しで感謝の気持ちを伝えるという行為を大切にしていたので、給与明細書を電子化することで、そういった機会がなくなることを問題視する声もありました。しかし、導入後はネガティブな意見を聞くことはほどんどありませんでした。店舗が大型化しスタッフも増えてきたことで、確実に給与明細書を渡せないことを危惧したり、他のことできちんとコミュニケーションをとっているので給与明細書が電子化されることはそれほど問題ではない、という理由もあるのでしょう。
店舗に所属せず出張が多い社員もいますので、実際に支給日に給与明細書を渡せないこともあります。店長の気持ちとしては、感謝の気持ちは日々伝えているので、確実に渡せる方が望ましい、というのが本音のようです。
操作がシンプルで、ＩＴスキルが低い社員でも抵抗なく利用できたことも好印象だったようです。世の中がこういった流れになってきているということも自然に受け入れられた理由かもしれません。

導入効果はありましたでしょうか

印刷から袋詰め、そして配送と、全ての作業を想定して支給日から逆算し、作業を始めなければなりませんでした。そのためには数字の確定を早めにしなければならない、といった時間との闘いが毎月ありましたが、今後は最短で数十分で作業が完了するので、人件費・輸送費はもちろんのこと、心理的な負担が大幅に減りました。
また、全国の店舗に発送する明細書を袋詰めする際には広いスペースが必要で、毎月会議室を確保するのに苦労していましたが、そういった調整も不要になる点も助かります。
配布日に出勤しているとは限らないので、出勤した際に確実に渡さなければならない、といった店長のプレッシャーも軽減されたようです。稀に所属先と配送先が異なるイレギュラーな例もあり、誤配送によるトラブルが回避できる点も大きな効果だと思います。

今後の抱負をお聞かせください

現在は約1,000名の正社員が対象ですが、2015年度中には全スタッフ（約10,000名）に展開したいと考えています。
とくにインターネットでの買取・販売を行っている「ブックオフ・オンライン」では、約600名のスタッフが在籍しており、こちらからまとめて送付した明細書をさらに仕分け・袋詰めしているので、2015年4月から試験導入するための準備を進めています。

 

 

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事例名給与明細書
会社名ブックオフコーポレーション株式会社
ソリューション e-給与明細
事例概要業務効率化と社員サービス向上を目指して給与明細書を電子化。1,000名を超える全国の従業員への明細書配布業務のスピードアップに貢献。